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大規模マンションの管理修繕

2014年09月10日更新

管理組合の法人化

【第3回 イニシア千住曙町管理組合法人】
理事会の活性化に向けて

 我々の組合は今年5月の総会で管理組合法人化されました。イニシア千住曙町の最終回は、理事会活動の活性化に向けた取り組みです。

<管理組合の法人化―ガバナンスの完成に向けて>

 管理を解説するホームページの多くで、組合は法人化してもしなくても大差ないとされています。実際の事例も、①駐車場を買い取り増設するなど不動産登記を行う目的か ②竣工時期が違ったり商用施設を下駄履きしていたりするなど複数の組合と全体組合の輻輳(ふくそう)した関係を整理する目的以外で法人化する例は稀なようです。我々の法人化はこれらとは異なり、役員全員が責任をもって理事会運営に関与し、理事長の負荷分散を図ることが主目的です。

 マンションの管理で、”何か現状を変えること”ができるのは管理組合だけです。管理会社は既に決まったことを守ることしかできません。どれほど大変でも何かを決めるという機能だけは理事会が果たすしかないわけです。
 一方私は1-2期と理事長をやりましたが、管理会社や売主からなどあらゆる案件が全て自分に集中することに不満がありました。理事会には20人も役員がいる筈なのに、なぜ押印は全部理事長に回ってきて(年に400-500回の押印実施)問い合わせなど指示待ちのEメールのやりとりが年に3000通もあるのでしょう?過去6年で4人が理事長を勤めましたが、私のほかには毎回の役職の互選の会で”理事長をやりましょう!”と積極的に立候補する人は現れず、輪番でその年いきなり理事になった方からくじ引きで理事長を決めたこともありました。

 理事長のなり手の不在は、通常の理事会の仕組みでは避けることが困難な問題だと思います。殆どのマンションの規約では、理事長は”区分所有法に定める管理者”となっています。くだんの区分所有法を見ると「管理者は(中略)権利を有し、義務を負う」「管理者の権利義務は委任に関する規定に従う」とあります。民法の委任契約で理事長は”善良なる管理者の注意義務”を個人で背負っているように見えます。最終的な権限と責任がある一個人に集中しているわけですから、管理会社は何でもまず理事長にお伺いを立てるしかありません。
 我々のマンションは新築時の定価合計が230億円、年に2.6億円を徴収し、大規模修繕の工事費用は10億円近くに達します。その重い責任を”個人”が負うことが果たして可能だろうかとずっと思ってきました。500戸超えのメガマンションの問題の全てが理事長に降りかかってきます。理事長はノイローゼになって全部月例理事会に放り投げるか、あるいは独裁者となってかたっぱしから仕切って決めてしまうかどちらかになりがちでしょう。[下図の左側のように理事長に集中]

 毎年数人は役員へ立候補がありますが、全員”理事長”だけは固辞されます。また20人に及ぶ役員の殆どは輪番制によって義務として役員となった方で、殆どが1期しか役員はしません。前年度の経緯を知っている役員が1人だけといった年が何年か続くと居残り組の理事も疲弊してきます。
理事会の進め方を学んでもらうだけで3月はかかり、ほぼ全員が次の総会で抜けるとなると複数年にまたがった事案の処理は難しく、総会前3ヵ月前には新規案件は理事会に上程できなくなるため、事実上半年くらいしか実質的な活動ができません。これでは理事会活動の継続性が確保できませんでした。

 これらの問題を解決するため”理事会の活性化”を目指して、以下のような規約改正を5期理事会で総会に提案して、その期の役員の半数が自ら立候補して6期(今期)に居残る形で法人へと移行しました:
[1]法人化して理事長個人が”管理者”とする規定をなくし監事の権限を強化する
[2]副理事長の数を3名に固定して、理事長と併せて4名を法人の”代表理事”とすることによって副理事長の権限を強化して、もともとの理事長の負担を分担する。―3人の副理事長は、A:規約・細則といった共用部の決まりごとや共用部の備品調達など”ソフト面”を扱う B:マンションの建物全般の”ハード面”を扱う C:防災や自治会連携など組合の”渉外案件”を主に扱う委員会をおのおの総括していて、各々が限られた範囲内で最終的な決済権限をもちます。
[3]規約・細則中で、保存行為(現状を維持すること)に関して理事長のみに集中していた権限を法人あるいは代表理事に書き換えました。―総会や理事会の議長役や地震など非常時の対応などを除いて、規約の中からは理事長の文字をほぼ完全になくしました。
[4]法人化されると区分所有法の規定で役員の任期は2年以上としなければなりません。任期2年、半数改選の制度へと移行しました。

<役員20人全員で管理を変えていく仕組み>

 現在、理事会への付議資料は、専門委員会(4~5委員会設置)からの理事会諮問への答申や議決要求を3人の副理事長が中心にまとめて提案する形に移行していて、月例の理事会の資料を理事長が作ることはありません(理事長は委員会には出席義務なし)。また、例えば住民からの要望案件も全て専門委員会の段階で処理され、理事長が個人レベルのクレームを処理することもありません。

 理事長は、月例理事会では管理会社を含めた報告提案資料を時間内にさばく議長役に専念すると同時に、真にマンションにとって重要な、住人全員に関連する理事会直轄の最重要案件にのみ集中できます。現在はこういった理事会の運営ルールを細則に制定する臨時総会の準備のほか、一括受電や駐車場の外部貸しの検討など、管理組合の収支改善に係わる案件のみがいきなり理事会で議論されています。

 さらに共用施設委員会・営繕委員会・防災協議会などの各種委員会に理事会から参加する理事の数をできるだけ2人以上確保して、1年目の理事を2年目の経験豊かな理事がサポート可能なようにしています。今期は副理事長以上、監事といった要職は殆ど全て2年目の役員が連投で勤めているため、全ての専門委員会が初回から活発に議論を進めています。今期から入ってきた新人の役員が、2期目には副理事長以上の代表理事になったり、委員会で先生役を勤めたりして役員が “人でたすきをつないでいく”仕組みをなんとか今期中には完成させたいなと考えています。[下図の右側が目指す完成形]

<お祭りなどの行事>
 我々のマンションでは、ここ5年間ほぼ毎週1人のペースで子供が生まれてきています。マンションで生まれた子供にとっては我々のマンションが故郷です。大人としてはやはりお祭りなどの行事をして、”なにかこのマンションでの思い出”を持っていて欲しいものです。お祭りをやるぞとなったら、何十人もが運営側で自発的に名乗り出てきてくれるようなマンションでなければ、いざ地震が来た時の防災対策を考えることすらできないでしょう。
10人近くが2期目の役員をしていると結束も固くなります。各種の行事を自治会に提案するなどして、役員が総出で運営に参加するなどして、正月に大餅つき大会を実施しました。またこの秋には100人以上が近所の公園に集まってのバーベキュー大会を予定し、秋祭りには焼きそばや豚汁の出店をするぞと皆で意気込んでいるところです。
 マンションを一歩でも活性化した成果は、今後もマンションのホームページ等で積極的に宣伝していきたいなと考えています。是非当マンションのホームページをご覧ください。

イニシア千住曙理町 管理組合法人
副理事長 應田治彦 (文責)


【イニシア千住曙町管理組合法人】
第1回 管理組合はなによりもまず破産しないこと
第2回 修繕積立金を早期に均等割徴収へ
第3回 理事会の活性化に向けて
第4回 マンション管理組合理事長勉強会「RJC48」

<足立区千住曙町>
イニシア千住曙町
イニシア千住曙町

2009年3月竣工。隅田川花火大会やお花見など季節ごとのイベントが楽しめ、水上バスから眺める東京の風景など下町風情も感じられるリバーサイドのマンションです。特に管理組合活動の活性化には力を入れています。2014年5月総会で管理組合は法人化されました。マンション住戸のみで組織された自治会と協力しながら、住みよいマンションとなるように努力しています。
 
ホームページ http://www.isa515.com
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